株式会社システムベース（以下「当社」といいます）では、お客様への信頼と安心を事業活動の基本として様々な情報管理サービス、ソリューションをご提供させて頂いております。
現在の高度に情報化された社会情勢の中、情報の重要性は益々高まっており、特に個人情報及び特定個人情報等はお客様のみならず当社にとっても重要な情報と認識しております。
当社は個人情報保護法を遵守し、個人情報保護方針を維持し、その履行に努めてまいります。
- 個人情報保護のため「個人情報保護マネジメントシステム」を策定実施し、継続的に改善して参ります。
- 個人情報及び特定個人情報等を取得・利用・提供させて頂く場合は、適切な措置を講じて同意を得た範囲内でのみ行います。
- 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩に対して正確性、安全性を 常に確保するよう適切で合理的な是正・予防を行い、従業者の教育・訓練を行います。
また、緊急事態に備えた仕組みを整備します。 - 他の事業者から個人情報及び特定個人情報等の処理を委託された場合は、受託した業務を遂行するために 必要なデータ処理やデータ入力にこれを利用します。
- お客様（本人といいます）より同意を得、希望されるサービスを行なうために当社が業務委託先に必要な 範囲で開示する場合には、業務委託先への周知徹底を行なうとともに契約により義務付け、これを実施させます。
- 本人からの苦情がある場合、また相談を求められたときは、適切かつ迅速に対応します。
- 個人情報及び特定個人情報等の取扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される法令及び、 国が定める指針、その他の規範を遵守し、当社個人情報保護規定及び特定個人情報保護規定を必要において見直し適合させます。
個人情報、特定個人情報等、及び個人情報保護方針に関する受付（お問い合わせ）
株式会社システムベース 管理部総務グループ
電話 ０１９７－７１－１１１１
E-mail：mbox@systembase.co.jp
初版制定年月日2004年12月 1日
最終改訂年月日2023年 4月 1日
株式会社システムベース
代表取締役社長 折笠 英輝
個人情報の取り扱いについて
当社では＜＜個人情報保護方針＞＞に従って個人情報保護への取組みを行っていくと共に、個人情報取扱事業者として、個人情報の取扱いに関して、次の各事項を遵守してまいります。
1.個人情報取扱事業者の名称
株式会社 システムベース
岩手県北上市村崎野19-116-4
代表取締役社長 折笠 英輝
2.利用目的
当社では、別途通知する場合を除き、個人情報を次の目的で利用させて頂きます。
(1)情報処理サービスを業として行う為の個人情報について
業務委託に伴いお預かりする個人情報は、給与計算処理サービス、各種アンケートの集計、販売管理、当社が受託したセミナー等の情報サービスを業として行なうために、契約された当該業務の範囲で取り扱います。又、業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に対し必要な範囲で個人情報を預託する場合があります。この場合は、当社が定めた基準を満たす委託先を選定するとともに、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。
(2)お客様に関する個人情報について
お客様との通常のお取引で得る個人情報は、次の範囲内に限定します。下記以外でお客様の個人情報を収集させて頂く場合は、個別に利用目的を通知又は公表致します。
- 当社が開催（主催・共催・協賛）するセミナー・展示会等に関するご案内
- 当社が取り扱う商品・サービスに関するご案内
- お客様に対する保守サービス・サポートのご提供
- お客様とのお問い合わせ、又はご依頼等への対応
- 顧客満足度調査等のアンケートの依頼
- 年賀状等、挨拶状の送付
- 各種契約の履行に基づくビジネスパートナー様社員や派遣社員個人の確認
尚、上記の目的に必要な範囲で、販売店、取引先などに提供する場合があります。
(3)採用応募に伴い提供を頂いた個人情報について
採用応募並びに採否の決定通知等に伴って得た個人情報は、下記の採用業務の範囲内で利用致します。
- 従業者（採用応募者、退職者含む）の雇用、採用等の人事労務管理及び経理、総務等の業務上の確認
- その他、ご本人に事前にご同意得た目的の範囲内
(4) ネットショップ運用に伴い提供を頂いた個人情報について
ネットショップ運用に伴って得た個人情報は、下記の範囲内で利用致します。
- お客さまサポート、商品発送業務、商品ご購入時の決済を行う目的で利用します。
- その他、ご本人に事前にご同意得た目的の範囲内
3.上記目的以外の利用について
「2.利用目的」に記載以外の目的で個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用についてご本人のご同意を得るものとします。
4.第三者への開示・提供について
「2.利用目的」に記載した委託先へ預託する場合、及び以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供致しません。
- ご本人のご同意を得ている場合
- 統計的なデータ等ご本人を識別することができない場合
- 法令に基づき求められた場合
- 人の生命、身体または財産の保護の為に必要な場合であって、ご本人のご同意を得ることが困難である場合
- 国または地方公共団体等が法令の定める事務を実施するうえで協力する必要がある場合であって、ご本人のご同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 下記5．に揚げる関連会社と共同利用する場合
5.個人情報の開示等の手続き
当社は、保有する保有個人データのご本人又はその代理人（法定代理人／委任に基づく代理人）の方からの利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、利用停止、消去および第三者提供停止のご請求等につきましては、下記の手続きにて対応させていただきます。
(1)開示等の請求窓口
岩手県北上市村崎野19-116-4
株式会社システムベース
管理部 総務グループ
(2)開示等のご請求は、当社所定の書面を提出していただくことにより行ないます。その際、ご本人であることを確認させていただく場合がございます。
なお、代理人の方がお手続きされる場合は、代理人であることを示す書類（委任状等）及びご本人を確認する書類を確認させていただきます
(3)開示等のご請求にあたり、手数料として郵便料金、コピー代等の実費を請求させていただきます。ただし、個人情報の訂正・利用停止、消去および第三者提供停止は除く。
(4)回答につきましては、法令で定める方法によって遅滞なく回答させていただきます。
なお、個人情報保護法の規定に基づき、その一部又は全部について開示等をしない場合があります。この場合においては、当社は開示等をしない旨及びその理由をお知らせします。
(5)開示等の請求に際して取得した個人情報は、回答に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。
6.個人情報の共同利用について
当社では、下記の当社関連会社との間で利用目的の範囲内で従業者の個人情報を共同利用いたします。
(1)共同利用する個人情報の項目：基本情報（氏名、生年月日、住所、電話番号等）人事情報（資格、評価事項等）
(2)共同利用する者の範囲 ：パシフィックシステム株式会社
(3)共同利用の利用目的 ：業務管理、業務連絡、人事管理のため
(4)共同利用情報の管理責任者 ：当社、管理部 総務グループ
7.個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等について
個人情報に関するご本人または代理人の方からの利用目的の通知・個人情報の開示・訂正・追加又は削除・利用停止又は提供の拒否等（以下、開示等）のご請求等につきましては次の「お問い合わせ先」へご連絡下さい。
ご本人またはその代理人であることを運転免許証、パスポート、学生証などの身分証明書、本人が記名・捺印した個人情報の開示等に関する請求書や委任状などで確認させていただいた上で適切かつ遅滞なく対応いたします。
開示等のお申出は、当社があらかじめ定めた様式に従った書面を提出していただくことにより行ないます。
尚、次のいずれかに該当する場合、開示等に応じられません。
- 本人又は第三者の生命、身体、健康又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
又、所定の手続きに伴う手数料は原則徴収しません。
開示等の対象となる個人情報とは、前記２．利用目的の(2),(3),(4)に該当する、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めの全てに応じることができる権限を有する個人情報となります。
【お問い合わせ先】
個人情報、特定個人情報等、及び個人情報保護方針に関する受付（お問い合わせ）
管理部 総務グループ
所在地：024-0004 岩手県北上市村崎野19地割116番地4
TEL:0197-71-1111 FAX:0197-71-1212
Eメール：mbox@systembase.co.jp
（電話での受付は土曜日、日曜日、祝祭日、年末年始等を除く当社の営業日の9:00～17:00となります。）
【個人情報の開示等に関する請求書】
個人情報開示等に関する請求書 PDF
委任状 PDF
8.苦情・相談受付窓口について
対象個人情報の取扱いに関する、苦情及び相談の申し出先は、上記６．もしくは、下記８．(2)のお問合せ先宛にご連絡下さい。
9.個人情報に関する事項の周知について
(1)当社の個人情報保護管理責任者の氏名等
氏名： 村上 好一
役職： 参与
連絡先： 0197-71-1111（代表）
(2)認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
TEL: 03-5860-7565 フリーダイヤル:0120-700-779
10.安全管理のための措置
１．基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取り扱い確保のため、関係法令やガイドライン等を遵守した個人情報保護方針を策定しております。
２．個人データの取扱いに係る規律の整備
当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について取扱規程を策定し、運用しております。
３．組織的安全管理措置
当社は、個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、不正アクセスや漏えい事案の発生又は、兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。また、個人データ取り扱い状況については、定期的な自主点検に加えて、監査チームによる監査を実施しております。
４．人的安全管理措置
当社は、従業者に対して個人データの安全管理に関する定期的な研修を実施しております。
５．物理的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う区域において、従業者の入退出管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないようにするための措置を実施しております。
６．技術的安全管理措置
当社は、アクセス制御により担当者及び取り扱う個人情報データベース等の情報の閲覧・取扱い範囲を限定するとともに、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
７．外的環境の把握
当社において、外国における個人情報の取り扱いはありません。
当社では、より確実に個人情報の保護を実現する為、または法令及びその他の規範改定に伴い、個人情報保護方針及び個人情報の取り扱いを変更する場合があります。定期的にホームページ等でご確認頂きますようお願い致します。
2024年2月29日